Le Centre Culturel International Musique Sans Frontières recrute un secrétaire administratif

Le Centre Culturel International Musique Sans Frontières (CCI-MSF) recrute un(e) Secrétaire Administratif de Direction en CAE. Cette association gère un lieu de créations, résidences et d’échanges artistiques internationaux, de médiation et rencontres culturelles à la Paillade. Le poste est à pourvoir à compter du 3 mai 2010. Éligibilité au C.A.E. indispensable.

PROFIL

Niveau d’étude : Bac + 2 minimum, ou équivalent formation culturelle

Expérience exigée : 2 à 10 ans dans le milieu culturel

Langues : anglais lu, parlé, écrit exigé / espagnol lu, écrit souhaité

Mobilité : Permis B – véhicule léger exigé

Compétences requises

• Maitrise en bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Access, Acrobat), courrier électronique (Outlook), navigation et recherche Internet (Internet Explorer, Google)
• Notions en traitement d’image et PAO (PhotoShop, Illustrator/Corel Draw, Xpress)
• Notions en webmastering (Dreamweaver)
• Maitrise de la prise de notes
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse
• Bon niveau rédactionnel : maîtrise de l’orthographe, de la grammaire, des niveaux de langage et de la rédaction de courriers officiels (lettres et email)
• Capacité à concevoir et à réaliser tous types de documents : présentations, dossiers, documents de promotion, budgets, etc.
• Gestion financière : budget prévisionnel, trésorerie, comptabilité (dans le cadre de l’évolution du poste)

Aptitudes demandées

• Sens du travail en équipe : attitude ouverte, dialogue, concertation
• Aisance relationnelle : accueil, communication, curiosité, goût des autres
• Capacité d’adaptation : diversité des missions, volume d’activité fluctuant, etc.
• Organisation, rigueur et efficacité
• Autonomie
• Capacité en gestion humaine : coordination, direction déléguée (dans le cadre de l’évolution du poste)

MISSION

1. Réalisation et suivi des dossiers de demande d’aide financière :

Prise de notes / Rédaction et mise en forme des projets, présentations, bilans moraux… / Établissements des budgets prévisionnels, compte d’exploitation et bilans comptables à partir des éléments fournis par les directeurs, l’administrateur et le centre de gestion du CCI-MSF / photocopies et envois / etc. pour :

a. Dossiers de subvention pour le fonctionnement et l’investissement du CCI-MSF :

1. Aides publiques : Europe, DRAC, CR-LR, Réseau en Scène, CG34, Mtp Agglo, CUCS, CAF, etc.

2. Mécénat, sponsoring et aides privées : Caisse d’Épargne, Crédit Mutuel, fondations, etc.

b. Dossiers de subventions pour les tournées France et international des « ensembles maison » du CCI-MSF : SPEDIDAM, ADAMI, Culture France, Bureau Export, FCM, etc.

2. Accueil :

a. Accueil et orientation des visiteurs : artistes invités, adhérents, médias, responsables officiels, etc.

b. Accueil téléphonique (standard) : filtrage/dispatching des appels, relevé et transmission des messages, etc.

3. Secrétariat :

a. Organisation : référencement et classement des documents administratifs

b. Association : tenue des cahiers, rédaction et transmission des PV des CA et AG, gestion des adhérents (tenue fichiers d’adhérents, établissement de cartes, suivi des cotisations, relances, etc.)

c. Courrier : tri et dispatching du courrier papier et du courrier électronique, des fax et des messages téléphonique reçus / prise de notes / rédaction et envoi de courriers (interlocuteurs courants + responsables politiques, culturels, financiers, etc.) / mailing

d. Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda des directeurs

e. Communication interne et travail d’équipe : transmission des messages et mémos internes des personnels du centre / prise de note, rédaction et publication des comptes-rendus lors des rendez-vous professionnels et des réunions d’équipe du centre

f. Gestion du planning des activités du centre : mise à jour tableaux + Internet / communication des informations aux adhérents et au personnel du centre

g. Gestion du carnet d’adresse général du CCI-MSF (base de données en ligne) : recherche de coordonnés, saisie et mise à jour des contacts, etc.

h. Facturation : émission et classement des factures (comptabilité du centre sous-traitée)

i. Règlement et suivi des charges

j. Gestion des salariés (personnels, artistes et autres employés du CCI-MSF) : établissement des contrats, DUE, paiement des organismes sociaux, suivi, etc.

k. Commandes : fournitures d’aménagement, d’entretien et de matériel administratifs. Sur demande de la direction, commande de matériels d’équipement

l. Toutes autres tâches de secrétariat courantes

4. Recherche de financements

5. Gestion budgétaire, trésorerie et comptabilité (dans le cadre de l’évolution du poste)

6. Coordination et direction déléguée (dans le cadre de l’évolution du poste)

CONTACT

Adressez CV et lettre de motivation à :

Frédéric Tari, Directeur adjoint : contact@ccimsf.com

Qualification : Employé qualifié

Salaire mensuel : 1 160 € bruts (évolution selon compétences)

Durée de travail : 30 heures hebdomadaires, du lundi au vendredi

Lieu de travail : CCI-MSF Square Jupiter – 164, rue de Saragosse 34080 Montpellier